Standar Operasional Prosedur (SOP)

1.   Definisi SOP

Standard Operating Procedure (SOP) adalah Pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada  dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah atau tindakan dan penggunaan fasilitas pemrosesan yang dilaksanakan oleh orang-orang di dalam organisasi telah berjalan secara efektif, konsisten, standar dan sistematis.

2.    Prasyarat dari SOP

   Sebelum kita membuat SOP kita harus memahami prasyarat yang harus dibuat yaitu :  

a.   Ada visi dan misi Organisasi yang ternyatakan dengan jelas dan dapat dipahami dengan makna yang sama oleh setiap anggota organisasi.

b.  Ada tujuan dan sasaran organisasi yang ternyatakan dengan jelas dan dapat dipahami dengan makna yang sama oleh setiap anggota organisasi.

c.   Ada manajemen organisasi dengan definisi tugas yang jelas dan dapat dipahami dengan makna yang sama oleh setiap anggota organisasi.

d.  Ada manajemen organisasi dengan definisi tugas yang jelas dan dapat dipahami dengan makna yang sama oleh setiap anggota organisasi.

e.   Ada kepastian bahwa perubahan-perubahan yang berkaitan dengan organisasi, manajemen dan operasional tidak akan berpengaruh secara sinifikan bagi organisasi, dalam arti akan membuat organisasi menjadi lemah atau bakan bisa dibubarkan.

3.     Syarat-syarat SOP

a.    Standar

-          Dalam penjelasan mengenai konsistensi dapat ditangkap bahwa yang menjadi sorotan adalah pelaksanaan suatu prosedur atau dapat dikatakan lebih menyoroti pelaksanaannya, sedangkan standar lebih melihat kepada prosedur itu sendiri.

-          SOP harus dapat dimengerti secara mudah dan dengan pemahaman yang sama oleh setiap anggota organisasi.

-          Terdapat dua standar yaitu : Prosedural dan pemahaman.

-          Standar Prosedural adalah standar yang dapat terlihat dengan jelas (nyata) pada prosedur atau manual prosedur. Misal : format penyajian prosedur standar.

b.   Sistematis

-          Penyusunan SOP perlu mengembangkan sistematika yang benar yang mencakup sistematika tampilan dan sistematika jelasan.

-          Sistematika Tampilan adalah cara bagaimana SOP disusun dan ditampilkan dengan benar, tetapi mudah dipahami oleh pengguna.

-          Sistematika Jelasan adalah sistematika yang terkait cara bagaimana bahasa, istilah dan simbol digunakan dalam menjelaskan sebuah prosedur dalam SOP.

4.     Peran dan Manfaat SOP

a.       Menjadi pedoman kebijakan yang menjadi dasar dari semua kegiatan-kegiatan organisasi, operasional dan administratif (Pedoman Kebijakan).

b.      Menjadi pedoman pelaksanaan kegiatan organisasi, baik operasional maupun administratif (Pedoman Kegiatan).

c.       Menjadi pedoman validasi langkah-langkah kegiatan dalam organisasi (Pedoman Birokrasi).

d.      Menjadi pedoman penggunaan formulir, dokmen, blanko dan laporan yang terkait dengan kegiatan-kegiatan dalam organisasi (Pedoman Administrasi).

e.       Menjadi pedoman penilaian efiktifitas kegiatan organisasi (Pedoman Evaluasi Kerja).

f.       Menjadi pedoman pengintegrasian kegiatan-kegiatan dalam rganisasi, yaitu dalam konteks mencapai tujuan organisasi (Pedoman Intergrasi).

5.      Kriteria Implementasi SOP

a.    Khas atau spesifik

-          Penyusunan SOP harus khas dan spesifik, sesuai dengan kebutuhan organisasi masing-masing.

-          Penyusunan SOP harus dilakukan observasi terhadap organisasi secara rinci dan lengkap, mengenai SO, struktur pengambilan keputusan, lingkup dan cakupan bisnis atau kegiatan organisasi, kekhasan operasional, kekhususan administratif, peraturan-peraturan yang mengikat.

b.   Lengkap prosedur (Complete)

-          Lengkap secara vertikal atau lengkap untuk suatu prosedur tertentu

-          Lengkap secara horisontal atau lengkap untuk semua prosedur yang dibutuhkan

-          Contoh :

      Dalam kasus di bawah ini, setiap transaksi pembayaran di atas Rp 100 Juta harus divalidasi dan diotorisasi oleh :

  1. Divalidasi Oleh : Kepala Seksi

  2. Diketahui oleh : Kepala Bagian

  3. Disetujui Oleh : Kepala Divisi

  Tetapi, dalam formulir yang tersedia hanya dua kolom saja untuk Kepala Departemen dan    Kepala Divisi

c.    Jelas dan mudah dipahami (Understandable)

Tidak mudah menimbulkan banyak tafsiran .

d.   Layak-terap (Applicable)

Ada dukungan manajemen organisasi dan budaya organisasi.

e.    Layak Kontrol (Controllable)

well controlled (dapat dipahami oleh organisasi itu sendiri dan tidak dapat meniru kondisi organisasi lain.

f.    Layak-Audit (Auditable)

well controlled (dapat dipahami oleh organisasi itu sendiri dan tidak dapat meniru kondisi organisasi lain

g.   Layak-Ubah (Changeable)

well controlled (dapat dipahami oleh organisasi itu sendiri dan tidak dapat meniru kondisi organisasi lain.

6. Unsur-Unsur SOP

7. Persiapan Penyusunan SOP

8. Proses Penyusunan dan Implementasi SOP

a. Menyampaikan Surat Tugas.

b. Memperkenalkan Leader Team yang terlibat dalam penyusunan SOP.

c. Melakukan Meeting dengan Pimpinan dan Staf.

d. Membentuk Anggota team penyusunan SOP.

e. Meminta, mempelajari dan mengevaluasi data-data yang diperoleh antara lain :

 Peraturan Perundangan (UU, Inpres,Peraturan Pemerintah, KepMen, Surat Edaran)

 Peraturan Perusahaan

 Struktur Organisasi

 SOP, Wi lama (bila ada)

 Level Otorisasi

 Business Process (bila ada)

 Company Profile

 Sumber lainnya

f. Melakukan Interview

 Susun pertanyaan untuk proses interview

 Atur jadwal interview dengan Manajemen dan Staf terkait

 Catat informasi yang diperoleh mengenai :

    Alur proses, penanggung jawab, format/dokumen yang

    dibutuhkan dan keterangan lainnya.

g. Lakukan Observasi Lapangan

 Dilakukan untuk menghindari persepsi yang salah dari hasil interview

 Untuk memperoleh data tambahan dari aktifitas yang ada.

h. Susun kembali draft Bisnis Proses.

i. Susun draft modul SOP yang dibuat.

j. Susun draft nama SOP yang akan dibuat.

k. Susun Time Schedule Pembuatan SOP dan Person In Charge (PIC).

l. Meeting dengan Pimpinan dan Staff terkait menyampaikan hasil evaluasi, draft bisnis proses, draft modul SOP, draft nama SOP, Time Schedule Pembuatan SOP dan PIC.

m. Menyusun draft SOP

n. Melakukan diskusi dan pembahasan draft SOP dengan penanggung jawab terkait (Sebaiknya dalam bentuk meeting internal dan dihadiri oleh pimpinan dan staf terkait )

o. Lakukan Revisi

p. Lakukan sosialisasi dan simulasi

 Sosialisasi dilakukan untuk memberikan pemahaman yang terinci/detail mengenai

            draft SOP

         Simulasi dilakukan kepada staf pelaksana dalam rangka uji coba implementasi

q. Disahkan dan didistribusikan kepada Manajemen

r. Implementasi SOP secara manual (bila belum ada Software)

s. Develop Software

t. Implementasi secara Software

u. Internal Control (Internal Audit).

9. Hambatan Penyusunan dan Penerapan SOP

a. Hambatan Personal:

- Tidak Memiliki Kemampuan atau Kompetensi untuk Menerapkan SOP Organisasi.

- Tidak Memiliki Motivasi untuk Menerapkan SOP secara Efektif karena Merasa Tidak Ada Guna bagi Dirinya

- Memiliki Kepentingan Pribadi yang Terganggu karena Penerapan SOP Organisasi 

b. Hambatan Manjerial

- Visi, Misi, dan Strategi Organisasi terkait dengan Penerapan SOP yang Efektif,

-   Dukungan Manajemen atas Penerapan SOP dalam Kegiatan Organisasi Sehari-hari.

- Kontrol Manajemen atas Penerapan SOP dalam Kegiatan Organisasi Sehari-hari.

- Tekanan atau Dorongan Manajemen untuk Perbaikan SOP yang Berkelanjutan.

10. Contoh SOP Yang Sudah Dibuat

Label PT. XXX	STANDARD OPERATING PROCEDURE		No. Dok.	:	HRGA-PA-01
			Revisi	:	00
			Tgl. Efektif	:	01 Sept 2020
			Halaman	:	1 dari 4
MUTASI
Dibuat Oleh:		Diperiksa Oleh:	Disetujui Oleh:
HRGA Operation Manager		HRGA GM	Director

1.       FLOWCHART / DIAGRAM

DEPARTEMEN ASAL DAN ATAU ATASAN LANGSUNG	ATASAN UNIT KERJA DEPARTEMEN PENERIMA	HR OPERATION DAN ATAU PGA SITE	DIREKSI DAN ATAU GM	KARYAWAN
Usulan Mutasi Mengisi formulir usulan  Mutasi Start Menerima Copy SK Mutasi	Start Usulan Mutasi Mengisi formulir usulan  Mutasi Menerima Dokumen usulan Mutasi Menerima Copy SK Mutasi No Yes	Start Usulan Mutasi Mengisi formulir usulan Mutasi Menyerahan  /Dokumentasi SK Mutasi Membuat SK Mutasi Dokumen usulan Mutasi yang sudah di setujui Yes Verifikasi & Evaluasi Menerima Dokumen usulan Mutasi	Proses Persetujuan Approval SK Mutasi SK Mutasi Dokumen usulan Mutasi yang sudah diverifikasi No Yes Usulan Mutasi Start	Menerima SK Mutasi

2. TUJUAN

Memberikan petunjuk untuk digunakan sebagai pedoman dan system dalam menjalankan proses mutasi internal perusahaan agar lebih efektif dan efisien.

3. RUANG  LINGKUP

Standard Operating Procedure (SOP) Organization Structure ini mengatur mekanisme yang meliputi kegiatanproses mutasi internal karyawan yang ada di PT.XXXX  seluruh unit bisnisnya di Indonesia.

4. DEFINISI

4.1. Mutasi adalah kegiatan pemindahan karyawan dari unit atau bagian yang didasarkan pada kebutuhan operasional perusahaan.

4.2. Performance Appraisal adalah Proses Penilaian Kinerja Karyawan yang dilakukan secara periodik dan objektif.

4.3. Departemen Asal adalah Atasan Unit Kerja minimal level Manager di unit kerja Karyawan saat ini.

5. Definisi

5.1. Mutasi adalah kegiatan pemindahan karyawan dari unit atau bagian yang didasarkan pada kebutuhan operasional perusahaan.

5.2. Performance Appraisal adalah Proses Penilaian Kinerja Karyawan yang dilakukan secara periodik dan objektif.

5.3. Departemen Asal adalah Atasan Unit Kerja minimal level Manager di unit kerja Karyawan saat ini.

6. KEBIJAKAN

6.1. Perusahaan berhak dan berwenang penuh untuk memutasikan karyawannya di seluruh lokasi kerja perusahaan.

6.2. Mutasi dan pemindahaan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja di lokasi tertentu.

6.3. Untuk mutasi antar PT/Daerah/Wilayah mutasi diutamakan adalah karyawan dengan jabatan Assistant keatas.

6.4. Untuk mutasi yang harus mendapat persetujuan dari kantor pusat jakarta adalah :

a. Mutasi karyawan ( semua Jabatan ) antar PT baik dalam satu wilayah maupun antar wilayah.

b. Mutasi karyawan jabatan minimal SPV keatas baik dalam 1 PT,antar PT maupun antar wilayah.

6.5. Surat mutasi pada point 4 dikeluarkan oleh departement HRD HO Jakarta.

6.6. Karyawan yang akan meninggalkan lokasi diharuskan untuk membuat berita acara serah terima kepada penggantinya atau atasan langsung.

6.7. Untuk memudahkan dalam proses peenggajian mutasi dilakukan setiap tanggal 1 setiap bulannya.

7. PENANGGUNG JAWAB

7.1. HR Operation, PGA Site, Departemen Asal, dan Departemen Penerima bertanggung jawab terhadap pengajuan mutasi karyawan dengan melihat kebutuhan struktur organisasi.

7.2. Departemen Asal dan Departemen Penerima bertanggung jawab dalam memberikan arahan dan induksi kepada Karyawan yang akan dimutasikan.

7.3. HRGA GM dan atau Site GM bertanggung jawab untuk menganalisa pengajuan mutasi karyawan yang diajukan serta menandatangani Surat Keputusan Direksi sesuai dengan ketentuan.

8. PROSEDUR

8.1. Atasan dari departement asal mengajukan Permohonan usulan mutasi bagi karyawan.

8.2. Atasan karyawan mengisi form permohonan mutasi karyawan

8.3. Atasan dari departement penerima menyetujui usulan Permohonan mutasi karyawan dengan menandatangani form pengusulan.

8.4. Atasan Karyawan mengajukan kusulan tersebut ke HR Operation Manager/PGA Site.

8.5. HR Operation Manager/PGA Site Berdasarkan Form Permohonan Mutasi karyawan dari atasan karyawan kemudian melakukan verifikasi semua dokumen terkait.

8.6. HR Operation/PGA Site meminta persetujuan ke GM HRD dan Direksi.

8.7. HR Operation/PGA site membuat surat keputusan mutasi yang ditanda tangani oleh Direksi dan mutasi dapat dilakukan bagi karyawan yang bersangkutan

9. FORM YANG DIGUNAKAN

       Formmulir  Pemohonan Mutasu 

PT.XXX

FORMULIR PERMOHONAN MUTASI

NAMA                :	Mutasi ke	DEPARTEMEN                        :
NIK                     :		JABATAN                                 :
DEPARTEMEN :		GOLONGAN                             :
JABATAN         :		LOKASI KERJA                        :
GOLONGAN     :		TANGGAL EFEKTIF MUTASI:
LOKASI KERJA:		LOKASI KERJA                        :

URAIAN PEKERJAAN SETELAH MUTASI

ALASAN MUTASI

PERSETUJUAN MUTASI ANTAR DEPARTMENT DALAM SATU UNIT KERJA
ATASAN LANGSUNG (DEPARTEMEN LAMA)	ATASAN LANGSUNG (DEPARTEMEN BARU)	HRD	SITE MANGER

aaaaaa