SOP Surprise Audit

IM Number	001/IM/005/2019
SOP Title	Mekanisme Surprise Audit
	NAME	TITLE	SIGNATURE	DATE
Author	Mohammad Ruli Kusuma Putra	Internal Audit Departemen Head
Approved

A.   Latar Belakang

Background

Strategi Anti Fraud PT.  XXX Mengacu kepada Peraturan OJK Nomor 35/POJK.05/2018 POJK pasal 61 ayat b tentang fungsi deteksi dapat dilakukan dengan mekanisme Surprise Audit. (Anti Fraud Strategy of PT. XXX Referring to OJK Regulation Number 35 / POJK.05 / 2018 POJK article 61 paragraph b concerning the detection function can be carried out with a Surprise Audit mechanism).

B.   Tujuan

Objectives

Tujuan dari diadakannya surprise audit adalah :

The purpose of the surprise audit is :

a)    Untuk mengevaluasi tanpa memberikan pemberitahuan dari tinjauan/pemeriksaan sehingga persiapan tidak dapat dilakukan oleh auditee (sasaran audit). To evaluate without giving notice of the review / inspection so that the preparation cannot be carried out by the auditee (the target of the audit).

b)     Untuk mengkonfirmasi kesiapan operasional sebenarnya dari area proses.  audit adalah strategi deteksi.(To confirm the actual operational readiness of the process area. auditing is a detection strategy)

c)    Kemungkinan audit merupakan strategi pencegahan.

    (The possibility of an audit is a prevention strategy)

C.   Pelaksanaan Surprise Audit

Surprise Audit Implementation

Surprise Audit adalah proses audit yang dilakukan secara tiba-tiba tanpa memberikan pemberitahuan kepada obyek audit bahwa akan diadakan audit. Pelaksanaan surprise audit  di PT. XXX telah dijadwalkan untuk dilakukan minimal 1 (satu) kali dalam satu tahun didalam pemeriksaan regular Audit, Namun, pelaksanaan surprise audit ini dapat lebih dari satu kali, dalam setahun apabila pihak manajemen PT. XXX dalam hal ini direksi dan dewan komisaris, menginstruksikan divisi audit internal untuk melakukan surprise audit (Thematic Audit) tambahan tersebut. Adapun audit yang dilakukan adalah dengan meneliti kesesuaian pelaksanaan operasional dengan SOP bagi divisi atau unit kerja yang diaudit.  (Surprise Audit is an audit process that is carried out suddenly without giving notice to the audit object that an audit will be held. The surprise audit was carried out at PT. XXX has been scheduled to be conducted at least 1 (one) time in one year in regular Audit examinations, however, the implementation of this surprise audit can be done more than once, in a year if the management of PT. XXX, in this case the directors and the board of commissioners, instructed the internal audit division to carry out the additional surprise audit (Thematic Audit). The audit is carried out by examining the suitability of operational implementation with the SOP for the audited division or work unit).

Manfaat dari adanya surprise audit diantaranya adalah meningkatkan kesiapan karyawan. Karena audit ini diadakan secara mendadak, maka setiap karyawan harus siap setiap saat untuk menghadapi kemungkinan adanya pelaksanaan audit secara tiba-tiba. Selain itu praktik fraud lebih sering tertangkap basah melalui strategi surprise audit ini. (The benefits of having a surprise audit include increasing employee readiness. Because this audit is conducted suddenly, every employee must be ready at all times to face the possibility of conducting an audit suddenly. In addition, the practice of fraud is more often caught red-handed through this surprise audit strategy).