TEKNIK PENGUMPULAN DAN ANALISIS INFORMASI

 

TEKNIK PENGUMPULAN DAN ANALISIS INFORMASI

 

1.    Pendahuluan

Informasi (Bukti audit) dapat dikumpulkan dengan beragam cara, dan auditor harus memilih prosedur yang paling efektif dan efisien untuk mengumpulkan bukti. Bagian ini membahas berbagai teknik pengumpulan dan analisis informasi, termasuk penggunaan teknik dan alat bantu audit berbasis komputer (computerized audit tools and techniques).

 

2.    Teknik Pengumpulan Bukti Audit

Metode yang umum digunakan dalam pengumpulan informasi (bukti audit) meliputi permintaan keterangan (inquiry), pengamatan (observation), inspeksi, konfirmasi, pelaksanaan ulang (reperformance), dan pemantauan (monitoring). Praktik lainnya yang juga umum dilakukan adalah vouching, tracing, dan prosedur analisis. Secara kolektif, prosedur pengumpulan tersebut dapat dilaksanakan dengan menggunakan prosedur audit secara manual, teknik audit berbantuan komputer, atau kombinasi keduanya. 

 

Sangat jarang terjadi suatu tujuan audit bisa dipenuhi hanya dengan satu prosedur audit saja. Untuk memenuhi suatu tujuan audit umumnya diperlukan lebih dari satu prosedur audit. Perbandingan biaya dengan manfaat harus menjadi salah satu pertimbangan utama auditor internal dalam melakukan pengumpulan dan pengujian informasi atau bukti. a.Permintaan keterangan (Inquiry) 

Menyampaikan pertanyaan kepada klien atau pihak ketiga dan mendapatkan respons dari mereka secara tertulis atau lisan. Permintaan keterangan menghasilkan bukti tidak langsung, yang kurang persuasif. Jenis yang lebih umum dari inquiry adalah wawancara, survei atau kuesioner. Contoh: menyebarkan kuesioner kepada manajer senior yang meminta mereka mengidentifikasi sepuluh risiko terbesar bagi organisasi.

 

 

b.Pengamatan

Pengamatan terhadap orang, proses atau prosedur. Pengamatan menghasilkan bukti yang lebih persuasif dibandingkan dengan inquiry karena merupakan bukti langsung. Contoh: kunjungan ke fasilitas klien untuk memperoleh pemahaman umum mengenai operasi sehari-hari. c.Inspeksi

Mempelajari dokumen dan catatan, serta pemeriksaan fisik atas barang berwujud. Inspeksi terhadap dokumen dan catatan memberikan bukti langsung terkait isu dari dokumen tersebut. Pemeriksaan fisik atas barang berwujud (misalnya bangunan atau peralatan) memberikan pengetahuan langsung bagi auditor mengenai keberadaan dan kondisi fisik barang. Contoh: menelaah notulen rapat direksi untuk mencari otorisasi atas peristiwa penting (misalnya akusisi perusahaan lain); inspeksi persediaan untuk menentukan kondisinya. 

d.    Vouching

Menelusuri ke belakang (backward) dari suatu dokumen atau catatan ke dokumen atau sebelumnya, atau aset berwujud. Vouching dilakukan untuk menguji validitas informasi yang dicatat atau didokumentasikan. Contoh: vouching atas sampel persediaan, dengan menelusuri dari catatan akuntansi ke gudang penyimpanan untuk melihat keberadaan persediaan; menelusuri dari nota penjualan ke dokumen pengiriman barang untuk memverifikasi bahwa pengiriman barang benar terjadi.

e.    Tracing

Mengikuti suatu transaksi ke depan (forward) mulai dari dokumen atau pencatatan awal, atau aset berwujud hingga ke ikhtisar catatan akhir atau laporan. Tracing bertujuan untuk memastikan bahwa semua transaksi atau aktivitas kegiatan operasional yang dilaksanakan telah dicatat (completeness). Contoh: Melakukan tracing laporan penerimaan barang yang diterima pada akhir tahun ke pencatatan akuntansinya atau ke ledger, untuk memastikan bahwa informasi bahwa aktiva dan kewajiban dicatat pada periode yang sama dengan pencatatan barang diterima.

f.     Pelaksanaan ulang (re-performance)

Melakukan kembali kegiatan pengendalian atau prosedur lainnya; melakukan penghitungan ulang untuk menilai apakah penghitungan oleh klien sudah benar. Re-performance memberikan bukti langsung mengenai efektivitas operasi.

 

 

 

 

g.    Prosedur Analisis

Membandingkan berbagai data yang saling berkaitan, untuk menguji antara lain tingkat kewajaran suatu hubungan, hubungan sebab-akibat, dan tren dari berbagai komponen kegiatan yang diaudit. Prosedur analisis dapat membantu auditor untuk melakukan berbagai evaluasi yang dibutuhkan dalam penugasan auditnya. Biasanya auditor internal fokus pada hal yang tidak biasa (anomali), fluktuasi yang tidak biasa, atau korelasi yang tidak umum yang terjadi. Jenis prosedur analisis yang kerap dilakukan auditor adalah: analisis common size laporan keuangan, analisis rasio, analisis tren, analisis kewajaran harga, dan benchmarking. h.Konfirmasi

Memperoleh verifikasi tertulis secara langsung mengenai keakuratan infomasi dari pihak ketiga yang independen. Contoh: konfirmasi saldo pokok utang dan tingkat bunga kepada pemberi pinjaman; konfirmasi saldo kas dengan bank. 

 

Terdapat dua jenis konfirmasi, yaitu konfirmasi positif dan konfirmasi negatif. Konfirmasi positif biasanya dilakukan jika jumlah yang diuji tidak banyak tetapi nilainya material. Dalam hal ini auditor internal meminta penerima konfirmasi merespon informasi yang ingin dikonfirmasi oleh auditor (baik informasi yang mereka anggap betul atau keliru).  Sementara itu, konfirmasi negatif digunakan jika jumlah yang diuji banyak tetapi nilainyakurang/tidak material. Pada konfirmasi negatif, penerima konfirmasi diminta memberikan respon hanya jika mereka menganggap bahwa informasi yang diminta penegasan kepada mereka keliru.

 

3.Teknik Analisis Bukti Audit

Analisis dan interpretasi adalah membandingkan informasi yang diperoleh saat pelaksanaan penugasan dengan harapan terkait informasi tersebut. Harapan tersebut dikembangkan oleh auditor selama perencanaan audit, berdasarkan bukti dari audit sebelumnya atau sumber lain yang mengindikasikan tentang apa yang diharapkan dari suatu proses atau fungsi, seperti kebijakan dan prosedur, juga harapan ke depan, seperti tujuan organisasi, tujuan dari suatu proses atau fungsi, risiko-risiko signifikan, dan selera risiko (risk apetite) dari organisasi. 

 

 

 

 

 

 

Auditor perlu melakukan interpretasi secara independen sebelum mencari interpretasi dari klien dan sumber lainnya seperti tren industri atau ekonomi, untuk membantu menjadi dari bias/anggapan yang melekat dari sumber tersebut. Jika ada sumber informasi yang mendukung maka akan meningkatkan keandalam interpretasi. Sebaliknya jika interpretasi lain berseberangan maka diperlukan analisis dan interpretasi lebih lanjut.

 

Analisis bukti audit dapat dilakukan menggunakan alat bantu dan teknik audit terkomputerisasi, analisis spreadsheet, analisis statistik, teknik review analisis, dan benchmarking.

a.     Menggunakan Teknik dan Alat Bantu Audit Terkomputerisasi (Computerized Audit Tools and Techniques)

Beberapa pilihan program yang tersedia untuk audit berbasis komputer antara lain adalah ACL (Audit Command Language) dan IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis), SAS (Statistical Analysis System), dan program analisis data lainnya seperti spreadsheets (Excel) dan Crystal Reports.

1)    Modul Audit Tertanam (Embedded Audit Modules)

Embedded Audit Modules adalah program yang berjalan bersamaan dengan perangkat lunak yang melaksanakan fungsinya, seperti perekaman data, sehingga memungkinkan dalam beberapa hal untuk memonitor transaksi pada saat terjadinya. Daripada mencari kesalahan, ketidakberesan (irregularities), dan kecurangan dalam beberapa minggu atau bulan setelah kejadian, manajer dan auditor dapat memilih untuk mewaspadai kejadian yang berpotensi menimbulkan masalah di saat mereka terjadi. 

 

The IIA’S GTAG-3, “Continuous Auditing: Implications for Assurance, Monitoring, and Risk Assessment ” menjelaskan perbedaan antara pemantauan berkelanjutan (continuous monitoring) dan audit berkelanjutan (continuous auditing). Istilah yang pertama berkaitan dengan tanggung jawab manajemen untuk memantau pengendalian, sementara istilah yang kedua merupakan tanggung jawab auditor untuk menganalisis dan menilai efektivitas pengendalian yang dilakukan oleh manajemen untuk menurunkan risiko ke level yang dapat diterima.

 

 

 

 

 

2)    Perangkat Lunak Audit Umum (Generalized Audit Software)

Banyak ekstraksi data yang dilakukan dengan Generalized Audit Software (GAS). Beberapa pekerjaan yang dapat dilakukan oleh GAS adalah:  a.Membaca file digital; 

b.    Memeriksa catatan tertentu berdasarkan kriteria yang ditentukan oleh auditor; 

c.     Menguji perhitungan atau membuat perhitungan mandiri;

d.    Menganalisis, mengikhtisarkan, atau mengurutkan data;

e.    Menguji efektivitas pengendalian.

 

3)Kertas Kerja Otomatis (Automated Work Papers)

Dapat berupa template perangkat lunak, yang disimpan di server atau mainframe, dan disebarkan ke berbagai desktop dan komputer laptop melalui jaringan elektronik. Jika berwujud fisik, kertas kerja dapat berupa SD, DVD, video, webcast, dan media lainnya.

 

b.Melakukan Analisis Spreadsheet

Menurut Sawyer, et.al., “Jika ada aplikasi tunggal yang dapat dikatakan sebagai alat bantu yang sangat bermanfaat bagi auditor, itu adalah spreadsheet elektronik. Digunakan untuk keperluan akuntansi, file database ‘datar’ (sebaliknya adalah database yang saling berhubungan), presentasi grafis untuk angka-angka numerik, dan pemodelan ‘bagaimana-jika’”. Selain itu, spreadsheet juga merupakan alat bantu utama dalam membantu organisasi mencapai tujuannya, sehingga merupakan subjek review kepatuhan dan efektivitas. Auditor internal perlu memahami fungsi spreadsheet, bukan hanya sebagai alat bantu audit yang penting, namun juga karena merupakan objek dari audit internal dan eksternal. 

 

Apa yang dicari dalam spreadsheet?

Spreadsheet pada dasarnya merupakan tabel, terdiri atas baris dan kolom yang membentuk sel yang saling bersinggungan. Dalam sel ini, pengguna dapat memasukkan kata, angka, dan karakter lain seperti persamaan dan instruksi logika lainnya. Karena berupa tabel, spreadsheet dapat digunakan baik untuk menyimpan informasi verbal dan numerik, maupun untuk melakukan operasi pada informasi yang tersimpan. Tidak hanya untuk menyimpan dan mengorganisasikan data, spreadsheet juga dapat melakukan perhitungan dan menciptakan grafik analisis seperti diagram lingkaran (pie charts), grafik batang (bar graphs), dan grafik garis (line graphs) dengan hanya meng-klik tombol tertentu.

Berikut adalah beberapa kemampuan yang dapat dicari ketika memilih paket spreadsheet yang cocok bagi suatu organisasi:

1.    Menghubungkan spreadsheet satu sama lain, dan dengan program lain.

2.    Menciptakan dan menjalankan macros –membangun program-program kecil dalam spreadsheet untuk mempermudah pengulangan opersi utama.

3.    Mengubah data menjadi diagram dan grafik.

4.    Melakukan operasi analisis, seperti analisis korelasi, regresi, analisis break-even, dll

5.    Melakukan pengeditan.

6.    Mengakses pelajaran/tutorial online yang komprehensif dan mudah dipahami.

7.    Menghitung total angka dan melakukan operasi dasar lain secara mudah hanya dengan meng-klik.

8.    Melampirkan catatan, baik verbal maupun lisan, yang terpisah dari dokumen namun dapat diakses secara mudah.

9.    Membuka dan membaca spreadsheet dan database lainnya. 

 

Spreadsheet adalah alat bantu bisinis yang perlu diaudit

Tidak hanya sebagai alat bantu audit yang umum, spreadsheet juga merupakan alat bantu dalam bisnis yang perlu di-review oleh auditor internal. Menurut Ralph Baxter (tulisan dalam jurnal IT Audit IIA, 10 Desember, 2006), organisasi umumnya menggunakan spreadsheet dalam dua cara, yaitu: untuk pemodelan proses bisnis, dan secara operasional untuk mendukung proses transaksional seperti piutang dan utang.

 

Salah satu risiko spreadsheet adalah seiring berjalannya waktu, data di dalamnya dapat rusak. Oleh karena data penting biasanya disimpan dalam spreadsheet, auditor internal perlu memantau keakuratan spreadsheet dan membantu organisasi menggunakan spreadsheet dengan cara yang tepat.  

 

c.Menggunakan Analisis Statistik/Teknik Pengendalian Proses

Secara sederhana, audit dapat dilihat sebagai proses membandingkan antara apa yang ada/terjadi (what is) dengan apa yang seharusnya (what ought to be). Namun demikian, implementasinya tidaklah mudah. Pertama, menjelaskan ‘apa yang ada/terjadi’. Kadang ‘apa yang ada/terjadi’ terdiri dari beberapa bagian yang tidak dapat diamati seluruhnya oleh auditor, dan terkadang beberapa bagian tersebut hilang atau tersembunyi. Menjelaskan ‘apa yang seharusnya’ juga bukan merupakan hal yang mudah, kecuali ketentuan, peraturan, dan kebijakan mengenai ‘apa yang seharusnya’ didokumentasikan dengan jelas. 

 

Sebagai contoh, dalam audit atas efisiensi atau efektivitas operasional, kesulitan dapat muncul ketika menentukan ‘apa yang ada/terjadi’ dan ‘apa yang seharusnya’. Apakah proses dilaksanakan dengan efisien dan efektif? Apa yang menjadi ukuran efisiensi dan efektivitas? Untuk membantu menjawab hal tersebut, disiplin ilmu statistik menyediakan cara untuk menjelaskan ‘apa yang ada/terjadi’ dan membandingkannya dengan ‘apa yang seharusnya’ dengan ‘pengendalian proses statistik’ (statistical process control atau SPC). Sebelum menjelaskan SPC, kita perlu me-review terlebih dahulu beberapa statistik dasar. 

 

Statistik Dasar

Terdapat dua jenis statistik secara umum, yaitu: deskriptif dan inferensial. Statistik inferensial meliputi penarikan kesimpulan (inference) tentang populasi dengan mengamati sampel dari populasi tersebut. Statistik deskriptif menggunakan beragam teknik untuk memberikan bentuk dan makna kepada data mentah yang diperoleh melalui pengamatan. Berdasarkan deskripsi tersebut, peneliti dapat menarik kesimpulan mengenai populasi secara keseluruhan.

Bentuk statistik yang umum adalah: kurva bell (bell curve) dan distribusi normal; ukuran tendensi pusat (rata-rata, nilai tengah atau median, dan nilai paling sering muncul atau modus); standar deviasi, jangkauan atau range; koefisien variasi.

 

Statistical Process Control (SPC)

Suatu proses dapat memberikan hasil yang berbeda. Sebagai contoh, proses perjalanan kereta api untuk pergi ke kantor. Perjalanan kereta api membutuhkan waktu 20 menit di hari Senin, 22 menit di hari Selasa, 18 menit di hari Rabu, dan 20 menit di hari Kamis. Pada hari Jumat, ketika kita berpikir akan tiba di tujuan sekitar 20 menit dari waktu keberangkatan, ternyata kereta terlambat selama 15 menit, sehingga kita tiba 35 menit dari jadwal keberangkatan.

 

Menurut ahli statistik, sampai dengan hari Kamis, proses berada dalam kendali statistik dengan variasi acak karena faktor yang mempengaruhi perjalanan – seperti cuaca, kondisi jalur, dan kondisi masinis. Penyebab acak ini, dalam bahasa statistik, disebut sebagai ‘sebab alami’. Namun di hari jumat, sesuatu yang tidak biasa terjadi, variasi di luar penyebab yang alami (atau acak) terjadi. Ahli statistik menyebutnya sebagai ‘sebab khusus’. Penumpang yang menunggu kereta pada Jumat pagi berkesimpulan bahwa perbedaan antara ‘apa yang terjadi’ dengan ‘apa yang seharusnya’sangat mengganggu dan keterlaluan. Auditor internal juga mempunyai kesimpulan yang sama dan akan menganggap sebab yang tidak alami ini sebagai perbedaan antara ‘kondisi yang ada’ dengan ‘apa yang seharusnya’. Ahli statistik telah mengembangkan teknik untu menelusuri proses secara visual, yang disebut sebagai diagram pengendalian (control chart), seperti contoh di bawah ini:

 

 

d.Menggunakan Teknik Review Analisis

Pada bagian sebelumnya, kita telah mempelajari beberapa teknik pengumpulan informasi, seperti wawancara, observasi, dan kusioner. Informasi tersebut merupakan bahan baku audit. 

 

Setelah mengumpulkan serangkaian data atau sampel yang lengkap, pertanyaan auditor berikutnya adalah:

1.    Apakah informasi tersebut mengindikasikan bahwa organisasi sehat, beroperasi dengan efisien, dan memiliki pengendalian yang memadai?

2.    Atau apakah informasi tersebut menunjukkan adanye kelemahan atau kesalahan dalam pelaksanaan dalam operasi, berdasarkan tujuan manajemen?

 

 

 

 

 

Review analisis memeriksa hubungan antar informasi. Standar audit yang berkaitan dengan analisis informasi adalah:

1.    Standard 2300, “Performing Engagement”: Internal auditors musr identify, analyze, evaluate, and record sufficient information to achieve the engagement’s objectives.

2.    Standard 2320, “Analysis and Evaluation”: Internal auditors must base conclusions and engagement results on appropriate analyses and evaluations.

 

Informasi yang dianalisis dapat bersifat keuangan atau non keuangan, kuantitatif atau kualitatif. Nilai moneter, jumlah barang persediaan, rasio, dan persentase adalah beberapa ukuran yang sering digunakan oleh auditor dalam review analisis.

 

Review analisis digunakan dalam fase yang berbeda dari suatu audit. Pada fase survei pendahuluan, digunakan untuk memperkuat rencana audit, untuk memastikan bahwa lingkup audit tepat dan untuk membantu mengidentifiksi kondisi yang akan diperiksa lebih jauh dalam pekerjaan lapangan. Selanjutnya, review analisis digunakan selama pengujian lapangan untuk mengevaluasi data yang telah dikumpulkan, dalam rangka mengembangkan hasil observasi, simpulan, dan rekomendasi.

 

1)Analisis Perbandingan 

Analisis perbandingan dapat meliputi:

a.    Membandingkan informasi pada periode saat ini dengan informasi serupa pada periode sebelumnya.

b.    Membandingkan informasi pada periode saat ini dengan anggaran atau perkiraan.

c.     Mempelajari hubungan antara informasi keuangan dengan informasi non keuangan (misalnya beban gaji yang tercatat dibandingkan dengan perubahan rata-rata jumlah pegawai).

d.    Mempelajari hubungan antar elemen informasi (misalnya fluktuasi beban bunga yang tercatat dibandingkan dengan perubahan saldo terkait).

e.    Membandingkan informasi dengan informasi serupa pada unit organisasi lainnya.

f.     Membandingkan informasi dengan informasi serupa pada industri di mana organisasi beroperasi.

 

 

 

Tujuan review analisis adalah mengidentifikasi adanya ketidakcocokan antar informasi. Dapat berupa perbedaan yang tidak diharapkan (ketika hubungan yang stabil diharapkan untuk terjadi) atau tidak ada perbedaan (ketika perubahan diharapkan). 

 

Perbedaan yang tidak diharapkan dapat disebabkan oleh faktor berikut, baik sendiri maupun kombinasi:

1.    Kesalahan (error) atau kelalaian (omission) dalam organisasi atau operasi

2.    Ketidakpatuhan

3.    Tindakan ilegal (misal tindakan bisnis yang tidak etis atau kecurangan)

4.    Kejadian atau transaksi yang tidak biasa

5.    Metode akuntansi yang digunakan.

 

Setelah menemukan perbedaan/perubahan yang tidak diharapkan, auditor harus melanjutkan pekerjaan untuk menemukan ‘sebab’. Begitupun jika auditor mengharapkan perbedaan/perubahan namun tidak menemukannya, hal itu juga mengindikasikan perlunya studi lebih lanjut. Penelitian yang mengikuti adanya hubungan yang tidak diharapkan ini biasanya tidak bersifat analisis, melainkan pengujian substantif seperti diskusi dengan supervisor atau review transaksi. 

 

2)    Memilih apa dan bagaimana prosedur audit dilakukan

Ketika memilih prosedur analisis, auditor internal harus mempertimbangkan: a.Signifikansi area yang diperiksa

b.    Penilaian risiko dan efektivitas manajemen risiko dari area yang diperiksa

c.     Ketersediaan dan keandalan informasi keuangan dan non keuangan

d.    Tingkat ketelitian di mana hasil dari prosedur analisis dapat diprediksi

e.    Ketersediaan dan keterbandingan informasi menurut industri di mana organisasi beroperasi

f.     Sejauh mana prosedur audit lainnya memberikan dukungan bagi hasil audit.

 

Pelaksanaan prosedur analisis memerlukan waktu dan biaya. Oleh karena itu, prosedur audit tambahan harus dilakukan hanya pada area dengan risiko yang signifikan. Sebagai contoh, portofolio bank mengenai pinjaman yang belum dilunasi adalah faktor kritis untuk area penerimaan, sehingga mengalokasikan lebih banyak waktu untuk menguji sampel pinjaman terkait kelayakan kredit adalah hal yang perlu dilakukan. 

 

 

3)    Teknis analisis

Analisis perbandingan bertujuan untk membantu auditor mengidentifikasi kondisi yang membutuhkan permintaan keterangan lebih lanjut. Beberapa teknik analisis adalah: Uji kewajaran, analisis varian, analisis tren, analisis rasio, analisis regresi, diagram sebab-akibat, analisis pareto, perbandingan antar periode, perbandingan dengan anggaran, peramalan dan informasi ekonomi, analisis dengan faktor terkait.  a.Analisis Kewajaran

Prinsip utama dalam review analisis adalah konsep kewajaran. Ketika membandingkan serangkaian data dengan data lainnya, auditor berharap menemukan hubungan yang wajar di antara potongan-potongan informasi tersebut. Ketika perbedaan ditemukan, atau sebaliknya ketika perbedaan yang diharapkan tidak ditemukan, auditor internal perlu mempertimbangkan apakah perubahan atau konsistensi tersebut merupakan hal yang wajar. Jika jawabannya ‘tidak’, audit internal harus mengidentifikasi penyebabnya. Sebagai contoh, auditor mengamati rasio komisi terhadap penerimaan penjualan untuk dua periode, berharap menemukan sedikit perbedaan berdasarkan evaluasi perputaran staf, pengenalan produk baru, dan sebagainya. Auditor menemukan bahwa penerimaan turun sementara komisi tetap konstan. Oleh karena hal ini terlihat tidak wajar, auditor perlu mencari informasi tambahan atau melakukan pengujian untuk menemukan penyebabnya.  b.Analisis Varian

Analisis varian adalah jenis prosedur analisis dasar, yang dimulai dengan mengakui bahwa serangkaian data berbeda dengan rangkaian data lainnya dalam hal yang tidak diharapkan. Sebagai contoh, beban periode saat ini secara signifikan lebih tinggi atau lebih rendah dibandingkan beban pada periode sebelumnya. Setelah mengakui perubahan data yang tidak diharapkan, analisis varian digunakan untuk:

1)    Membandingkan tujuan suatu kegiatan atau proses (yang diaudit) dengan tujuan organisasi.

2)    Menganalisis faktor yang menyebabkan perbedaan antara jumlah yang direncanakan atau standar dengan hasil aktual.

3)    Membandingkan ketepatan waktu penyelesaian suatu produk/layanan yang aktual terhadap jadwal yang telah ditetapkan.

4)    Membandingkan data keuangan serupa pada periode saat ini dengan data keuangan periode sebelumnya.

5)    Praktik analisis teknologi informasi untuk membandingkan perbedaan data antara dua database (seperti nama dan alamat dalam file SDM dan file gaji).

Pada umumnya, anggaran merupakan fokus dalam analisis varian, yaitu membandingkan serangkaian angka dalam anggaran dengan data lainnya yang memberikan standar bagi evaluasi. Sebagai contoh proyeksi anggaran per bulan dibandingkan dengan pengeluaran aktual perbulan untuk menemukan perbedaan yang tidak wajar. 

 

c.       Analisis Tren

Teknik analisis lain yang sangat umum adalah analisis tren, yaitu menelusuri hubungan dalam data keuangan historis atau data operasional yang berkembang dari waktu ke waktu. Analisis demikian dikenal sebagai analisis horizontal. Analisis tren kerap digunakan untuk mengidentifikasi indikator kinerja, mencermati perubahan yang signifikan, dan mengevaluasi posisi saat ini. Analisis tren dapat dikategorikan ke dalam jangka panjang dan jangka pendek:

1)    Analisis tren jangka panjang memeriksa data kinerja selama periode waktu yang cukup panjang, dengan tujuan untuk memprioritaskan tindakan perbaikan berdasarkan tren kinerja.

2)    Analisis tren jangka pendek mengidentifikasi area perbaikan sistem atau proses yang potensial.

Beragam tren dapat dianalisis, seperti penerimaan, pengeluaran, pembukaan cabang, produksi, dan laba. Tren juga dapat ditelusuri dengan rasio, baik rasio keuangan maupun rasio operasi.

d.      Analisis Rasio

Rasio merupakan hubungan matematis antara dua atau lebih angka, yang sering dinyatakan dalam bentuk persentase, kali, atau hari; analisis rasio membandingkan hubungan pada waktu tertentu. Analisis rasio umumnya menghitung dan menginterpretasikan rasio-rasio ini; dapat diterapkan dalam membandingkan hubungan antar divisi serupa dalam organisasi, bahkan dari beberapa negara. Beberapa jenis analisis rasio yang sering digunakan oleh auditor adalah: ukuran umum, rasio keuangan, dan rasio non keuangan.

 

 

 

 

 

 

 

Ukuran umum (common-size statements)

Common-size statements menyatakan semua saldo akun sebagai persentase dari satu saldo agregat yang relevan, biasanya penerimaan penjualan untuk laporan laba-rugi atau total aset untuk neraca. Menyatakan semua komponen dalam laporan laba-rugi sebagai persentase dari penerimaan penjualan akan membuat semua komponen laporan laba-rugi dibandingkan dengan ukuran umum, seberapa pun besar atau kecilnya angka yang ada. Cara ini memungkinkan perbandingan antar laporan yang memuat nilai absolut yang berbeda jauh. 

 

Sebagai contoh, beban pemasaran dinyatakan sebesar 0,50% dari penerimaan penjualan, maka tidak masalah jika beban sebesar Rp.10.000.000,- dan penerimaan sebesar Rp.2.000.000.000,- atau beban sebesar Rp.100.000.000,- dan penerimaan sebesar Rp.20.000.000.000,- Pada kedua laporan tersebut, beban pemasaran sebesar 0,50%. Dengan demikian keduanya dapat diperbandingkan untuk melihat tren atau variasi. Menyatakan komponen laporan laba-rugi sebagai persentase dari penerimaan penjualan disebut sebagai analisis vertikal. 

 

Rasio Non Keuangan

Rasio non keuangan membandingkan hubungan antara dua elemen yang berkaitan dan dapat diukur. Sebagai contoh, rasio pesanan yang diproses tanpa kesalahan atau keterlambatan terhadap total jumlah pesanan yang dikirimkan. Rasio non keuangan sering digunakan sebagai indikator kinerja utama untuk mengukur dan mengelola pencapaian tujuan dan memitigasi risiko utama. Rasio non keuangan dapat ditelaah antar periode atau diukur terhadap benchmark internal maupun eksternal. 

 

Rasio Keuangan

Rasio keuangan digunakan untuk membandingkan hubngan antar beragam elemen dalam laporan keuangan atau akun keuangan lainnya. Terdapat beragam rasio yang digunakan oleh auditor, manajer, pemberi pinjaman, dan investor untuk menentukan kesehatan organisasi. Rasio ini dapat digunakan untuk membandingkan kinerja antar unit dalam organisasi, dan dapat digunakan untuk membandingkan antara organisasi yang satu dengan yang lain, atau membandingkan dengan standar yang umum, seperti rasio industri secara keseluruhan. 

 

 

 

 

Rasio keuangan sering dikategorikan berdasarkan jenis informasi yang disediakan, yaitu:

•     Rasio Aktivitas

Adalah seberapa baik organisasi mengelola asetnya. Rasio aktivitas digunakan untuk mengukur efisiensi organisasi dalam mengubah berbagai akun neraca menjadi penjualan atau kas. Rasio aktivitas yang umum adalah:

o  Perputaran persediaan (inventory turnover): yaitu harga pokok barang/ persediaan ratarata atau cost of goods/average inventory.

o  Days’ sales outstanding: piutang/penjualan per 360 hari atau accounts receivable/sales/360 days.

o  Perputaran utang (accounts payable turnover): pembelian/utang rata-rata atau purchase/average accounts payable.

o  Perputaran aset tetap (fixed assets turnover): penjualan bersih/aset tetap bersih rata-rata atau net sales/average net fixed assets.

o  Perputaran aset total (total assets turnover): penjualan bersih/aset total rata-rata atau net sales/average total assets.

•     Rasio Likuiditas

Adalah kemampuan organisasi untuk membayar kewajiban jangka pendeknya. Rasio likuiditas mengukur kemampuan organisasi untuk membayar utang-utangnya dengan cara membandingkan aset dengan kewajiban. Rasio likuiditas yang umum adalah:

o  Rasio lancar (current ratio): yaitu aset lancar/kewajiban lancar atau current assets/current liabilities.

o  Rasio cepat (quick ratio): yaitu aset lancar (tidak termasuk persediaan)/kewajiban lancar atau (current assets-inventory)/current liabilities.

o  Modal kerja bersih (net working capital): yaitu aset lancar dikurangi dengan kewajiban lancar atau current assets – current liabilities.

•     Rasio Leverage (atau utang)

Yaitu seberapa banyak utang yang dimiliki organisasi dalam neraca – dan bauran antara utang dan ekuitas (modal). Rasio leverage (juga disebut sebagai rasio utang) memiliki tujuan yang mirip dengan rasio likuiditas, yaitu mengukur aset organisasi terhadap kewajibannya, dalam rangka memastikan kemampuan membayar utang. Namun, leverage mengukur kemampuan perusahaan membayar utang dalam jangka waktu yang lebih panjang. Rasio leverage biasanya digunakan untuk menelusuri perubahan kemampuan perusahaan dalam membayar utang dari periode satu ke periode lainnya. Rasio likuiditas yang umum digunakan adalah:

•     Rasio utang (debt ratio): yaitu total kewajiban/total aset atau total liabilities/total assets.

•     Rasio utang terhadap ekuitas: yaitu total utang/total ekuitas atau total liabilities/total equity.

•     Times Interest Earned Ratio: yaitu pendapatan sebelum bunga dan pajak/beban bunga atau Earnings Before Interest and Taxes (EBIT)/interest expense.

•     Fixed Payment Coverage Ratio: yaitu EBIT/[bunga + (pokok pinjaman + dividen yang diinginkan) x (1 / (1 – pajak))] atau EBIT/[interest + (principal + preferred dividens) x (1 / (1 – taxes))].

•     Rasio Profitabilitas

Mengindikasikan kemampuan perusahaan untuk menciptakan laba. Rasio ini meliputi berbagai perbandingan antara pendapatan bersih (earnings) (yaitu pendapatan dikurangi dengan beban) sebagai pembilang dan pendapatan (revenues) sebagai penyebut. Earnings dan revenues dapat diukur dengan berbagai cara, sehingga terdapat sejumlah rasio profitabilitas. Rasio profitabilitas yang umum digunakan adalah:

o  Marjin laba bruto (gross profit margin): yaitu laba bruto/penjualan neto atau gross profit/net sales.

o  Marjin laba operasi (operating profit margin): yaitu laba operasi/penjualan bersih atau operating profit/net sales.

o  Marjin laba bersih (net profit margin): yaitu laba bersih/penjualan bersih atau net profit/net sales.

o  Tingkat pengembalian investasi (return on investment atau ROI): yaitu perputaran total aset x marjin laba bersih atau total asset turnover x net profit margin.

o  Tingkat pengembalian ekuitas (return on equity atau ROE): yaitu laba bersih per ekuitas pemegang saham atau net profits/shareholder’s equity.

o  Tingkat pengembalian modal (return on capital): yaitu ROE/(1 + rasio utang terhadap ekuitas) atau ROE/(1 + debt to equity ratio).

o  Pendapatan per lembar saham (earnings per share): yaitu total pendapatan/jumlah saham beredar atau total earnings/number of shares outstanding.

 

 

 

 

 

 

e.              Analisis Regresi

Analisis regresi adalah teknis statistik yang digunakan untuk mengukur besaran perubahan pada suatu nilai terkait dengan perubahan pada nilai lainnya. Dalam penerapan sederhana, persamaan regresi menunjukkan dampak suatu variabel terhadap variabel lainnya. Sebagai contoh, analisis regresi dapat digunakan untuk menelusuri hubungan antara beban bunga dengan tingkat utang dari waktu ke waktu, beban dan pendapatan, dan nilai-nilai lainnya yang diperkirakan saling berkaitan.

 

Metode regresi tidak terbatas pada variabel keuangan atau variabel dengan jenis yang sama. Analisis regresi juga dapat digunakan untuk memeriksa dampak dari variabel non keuangan terhadap variabel keuangan (atau sebaliknya), seperti dampak dari peningkatan jumlah tenaga penjualan terhadap pendapatan dari penjualan. Salah satu manfaat analisis regresi adalah kemampuan adaptasinya untuk menelusuri hubungan antar jenis variabel yang berbeda.

 

Persamaan regresi melibatkan dua variabel. Variabel yang dianggap sebagai penyebab perubahan variabel lainnya disebut sebagai variabel independen. Sedangkan variabel yang merupakan subjek perubahan disebut sebagai variabel dependen. Sebagai contoh, dalam analisis dampak anggaran pemasaran terhadap pendapatan penjualan, anggaran pemasaran adalah variabel independen, sementara pendapatan penjualan adalah variabel dependen. 

Hubungan antara dua variabel dalam analisis regresi sederhena dapat digambarkan dalam gambar yang disebut sebagai diagram pencar (scatter diagram), sebagaimana ditunjukkan oleh Gambar ...

 

Pada gambar di atas, variabel dependen yaitu pendapatan penjualan, ditunjukkan dengan sumbu Y (vertikal), sedangkan variabel independen digambarkan dengan sumbu X (horizontal). Dalam menggambarkan poin-poin tersebut dalam diagram, kita dapat menggambarkan sebuah garis tren, yang menunjukkan sebuah pola data.

 

Dalam diagram di atas, poin-point yang terpencar berpadu di sekitar garis tren. Jika tidak demikian tapi benar-benar terpencar jauh dari garis tren, berarti tidak ada korelasi antar variabel dan tidak diperlukan perhitungan (studi lanjutan dapat dilakukan untuk menentukan mengapa hubungan yang diharapkan tidak terjadi). 

 

Selain analisis regresi sederhana (yang melibatkan satu variabel independen dan satu variabel dependen), kita juga dapat melakukan analisis regresi berganda (multiple regression analysis). Teknik statistik ini digunakan untuk menelusuri dampak lebih dari satu variabel independen terhadap satu variabel dependen. 

 

Keterbatasan Analisis Regresi

Seperti halnya teknik korelasi statistik lain, analisis regresi menunjukkan bahwa satu variabel berubah pada waktu yang sama ketika satu atau lebih variabel lainnya berubah. Analisis regresi tidak menunjukkan alasan perubahan tersebut. Diperlukan analisis lebih lanjut untuk mengidentifikasi alasan perubahan.

 

Analisis regresi juga tidak menjamin bahwa variabel independen pada kenyataannya merupakan alasan perubahan dari variabel dependen. Pola yang konsisten bisa cukup meyakinkan, namun bisa juga salah. Variabel lain bisa terlibat sebagai penyebab perubahan dari variabel yang diobservasi.

 

Sebagai contoh, menurut beberapa analis, korelasi yang tetap antara lama waktu sekolah dan pendapatan yang dihasilkan didasarkan pada fakta bahwa orang yang mampu menghasilkan gaji tinggi, atau mempunyai keinginan untuk bekerja keras, juga menghabiskan banyak waktu di sekolah. Apakah analisis tersebut meyakinkan? Pendapat tentang korelasi tersebut mungkin perlu disokong dengan penjelasan yang meyakinkan tentang alasan di balik hubungan statistik tersebut.

 

 

f.        Diagram Sebab-Akibat

Diagram sebab-akibat (juga disebut sebagai diagram tulang ikan/fishbone atau diagram Ishikawa) menggunakan sebuah visualisasi untuk memetakan faktor yang dinilai mempengaruhi suatu permasalahan atau hasil yang diinginkan. Auditor dapat menggunakan diagram ini untuk menentukan akar penyebab dari suatu proses dengan beberapa elemen permasalahan. Contoh diagram sebab-akibat ditunjukkan dengan Gambar 6 dibawah ini:

 

 

g.       Analisis Pareto

Analisis Pareto didasarkan pada aturan 80/20, yaitu sebuah pengamatan bahwa 80% permasalahan, output, atau hasil dari suatu proses cenderung disebabkan oleh hanya 20% dari penyebab, input, atau upaya. Auditor internal dapat menggunakan Analisis Pareto untuk memprioritaskan rekomendasi pada aktivitas dan pengendalian utama tersebut, atau perubahan lain yang kemungkinan menciptakan dampak terbesar.

 

Sebagai contoh, Gambar menunjukkan hasil analisis auditor internal tentang sepuluh pengendalian yang dirancang untuk meminimalkan pengeluaran pada suatu departemen. Berdasarkan analisis tersebut, dua pengendalian utama terlihat memberikan dampak terbesar, yaitu: menghubungkan insentif manager dengan indikator kinerja utama (atau KPI) untuk fungsi terkait, dan penggunaan dashboard beban (expenses) oleh manajer dalam pembuatan keputusan sehari-hari. Sementara delapan pengendalian sekunder lainnya berkontribusi lebih kecil. Kategori pertama sering disebut sebagai vital few (sedikit namun sangat penting), sedangkan kategori kedua disebut sebagai trivial many (banyak namun kurang penting). 

 

 

 

Diagram Pareto dapat membantu menjelaskan secara visual mengenai pentingnya prioritisasi – seperti mengidentifikasi pengendalian utama dan menjadikannya fokus audit – dan juga dapat membantu meyakinkan pembuat keputusan untuk menerima rekomendasi – misal perlunya menghilangkan pengendalian yang mahal namun tidak efektif. 

 

h.      Perbandingan Antar Periode

Investor menunggu pengumuman dari perusahaan tentang penjualan, pendapatan, dll dari waktu ke waktu (biasanya semesteran atau tahunan). Perubahan yang tidak diharapkan dari satu periode ke periode lain dapat menyebabkan pembelian atau penjualan saham yang signifikan bagi perusahaan yang sudah go public. Bagi auditor, perubahan semacam itu, jika tidak diharapkan, memerlukan studi untuk menentukan penyebabnya.

 

i.        Perbandingan dengan Anggaran, Prediksi, dan Informasi Ekonomi

Penyusunan anggaran dapat memerlukan teknik kuantitatif yang canggih, namun tetap melibatkan prediksi kejadian di masa yang akan datang, termasuk respon atas beberapa pengaruh yang tidak diharapkan. Konsekuensinya, manajer dan investor terus mengamati varian/perbedaan antara prediksi tersebut dengan hasil aktual. Baik prediksi (terkait pendapatan, laba, dll) dan hasil aktual mempengaruhi pandangan investor dan nilai organisasi. Varian yang lebih lebar (dibandingkan yang diharapkan) antara anggaran atau prediksi dengan hasil aktual juga menjadi perhatian auditor, terutama dalam perikatan konsultansi,yang dilanjutkan dengan evaluasi atas efektivitas upaya klien untuk mencapai tujuan. Di beberapa perikatan audit, varian yang lebar, tidak diharapkan, dan tidak wajar bisa jadi mengindikasikan kemungkinan kesalahan (error) atau kecurangan (fraud).

 

j.        Perbandingan dengan Penyebab Independen atau Faktor Lain yang Terkait

Auditor internal membandingan hal-hal tertentu karena diharapkan terdapat hubungan sebabakibat satu sama lain. Ketika hubungan sebab-akibat berbeda dengan yang diharapkan, hal itu menjadi sebuah pengecualian yang memerlukan analisis lebih lanjut. Sebagai contoh, jika jumlah utang yang belum dilunasi mengalami penurunan, namun beban bunga jangka pendek mengalami peningkatan, hal ini memerlukan pemeriksaan lebih lanjut.

 

e.Melakukan Benchmarking

Benchmark merupakan pengukuran terhadap suatu kelompok internal atau eksternal yang bertujuan untuk menentikan area perbaikan yang potensial dan mengidentifikasi praktik terbaik. Benchmark internal meliputi data historis, serta tujuan atau sasaran. Sedangkan benchmark eksternal meliputi standar atau praktik terbaik dalam industri. Ketentuan dan peraturan juga merupakan standar eksternal untuk perbandingan.

 

Benchmark yang efektif memerlukan kehati-hatian dan kecakapan dalam menentukan tujuan benchmark. Suatu benchmark yang tidak dapat diukur, tidak dapat dicapai, atau tidak dapat dicapai dengan mudah, memiliki manfaat yang kecil atau bahkan tidak bermanfaat. 

 

Evaluasi atas benchmark yang dibuat oleh klien dalam organisasi merupakan jasa yang disediakan oleh auditor internal. Bencmarking diperlukan terutama dalam audit kinerja dan audit mutu terpadu atau total quality audit (benchmarking sering diasosiasikan dengan manajemen mutu terpadu atau total quality management).

Terdapat beberapa klasifikasi benchmarking, sebagaimana dijelaskan dalam Tabel ...

 

Tabel 9: Klasifikasi Benchmarking

No	Jenis Benchmarking	Contoh	Manfaat	Kendala
1.	Benchmarking InternalMembandingkan informasi serupa dalam proses atau entitas, baik kinerja di atas baseline yang memungkinkan untuk dicapai, atau praktik yang dianggap paling unggul	Perbandingan historis atas proses manufaktur, layanan, atau jenis laporan: •   Antar divisi •   Antara lokasi yang berbeda •   Dengan fungsi lainnya	Cukup mudah untuk memperoleh data	Fokus agak terbatas dan kemungkinan bisa bias
2.	Benchmarking Kompetitif Membandingkan suatu ukuran dengan ukuran serupa dari kompetitor, baik dalam	Me-review praktik, kebijakan, prosedur, layanan, dan ketepatan waktu dari perusahaan	Perbandingan dengan organisasi dalam satu industri biasanya	Data kemungkinan sulit dikumpulkan; menghadapi resistensi dari
No	Jenis Benchmarking	Contoh	Manfaat	Kendala
	lingkup lokal, nasional, maupun global	pemimpin pasar pada industri elektronik berteknologi tinggi dengan tujuan untuk melampaui perusahaan tersebut.	menghasilkan informasi yang relevan dan berharga	pesaing. Isu etika dan hukum
3.	Benchmarking Industri Membandingkan proses dengan proses lain yang serupa pada industri yang sama.	Perusahaan baja me-review perusahaan baja lainnya untuk menentukan ratarata pengeluaran untuk alat pengendali polusi	Dapat menjadi benchmark yang realistis	Bisa jadi terbatas atau kurang temotivasi
4.	Benchmarking Fungsional Membandingkan organisasi dengan fungsi terkait dalam area teknik yang sama untuk menunjukkan apa yang dicapai oleh industri lain.	Membandingkan prosedur penagihan dan penerimaan pembayaran piutang antara rumah sakit dan perusahaan kartu kredit.	Biasanya kecil resistensi dalam kerjasama dan pengumpulan data	Relevansi antar industri bisa jadi terbatas
5.	Benchmarking Umum Membandingkan proses dalam sebuah operasi terhadap proses dengan ciri yang serupa namun pada industri lain.	Membandingkan waktu tunggu pelayanan konsumen dengan beberapa pusat pelayanan (call centers), baik di dalam negeri maupun di negara lain.	Memacu inovasi	Dapat menjadi masalah dan/atau melibatkan biaya tinggi dengan menerjemahkan praktik dari satu organisasi ke organisasi lainnya.
6.	Benchmarking dengan yang Terbaik di Kelasnya Membandingkan suatu ukuran dengan yang ada di organisasi yang merupakan terbaik di kelasnya untuk fungsi tersebut.	Membandingkan manajemen di suatu perusahaan dengan perusahaan pemenang Malcolm Baldrige National Quality Award (MBQNA)	Memacu inovasi Biasanya kecil resistensi dalam kerjasama dan pengumpulan data	Dapat menjadi masalah dan/atau melibatkan biaya tinggi dengan menerjemahkan praktik dari satu organisasi ke organisasi lainnya.

 

Beberapa sumber informasi benchmarking adalah:

1.    Sumber internal (misalnya divisi, lokasi, fungsi) dalam perusahaan yang sama.

2.    Perusahaan eksternal (perusahaan lain, baik kompetitor atau non kompetitor).

3.    Pemasok dan konsumen.

4.    Pameran dagang.

5.    Asosisasi profesional.

6.    Lingkungan akademik.

7.    Konsultan.

8.    Dokumen publik (misalnya dokumen yang dikeluarkan oleh pemerintah, catatan pengadilan, dan dokumen yang dikeluarkan oleh lembaga perwakilan)

9.    Sumber perpustakaan dan internet. 

 

Pertimbangan dasar dalam memilih sumber benchmarking adalah kemudahan akses kepada informasi dan kualitas informasi yang diperoleh. Berdiskusi dengan organisasi lain memang menyita waktu dan membutuhkan biaya (misalnya, biaya penugasan personel dan biaya perjalanan), namun terdapat potensi pembelajaran yang signifikan. Sumber perpustakaan dan internet dapat digunakan dengan luas, mudah diakses, dan efisien dari segi biaya, namun ada masalah keandalan data dan memerlukan konfirmasi data.

 

Benchmarking pada fase perencanaan audit membantu auditor internal untuk menilai ketepatan tujuan audit yang akan diusulkan. Data benchmarking juga dapat mengidentifikasi area yang perlu diperiksa lebih lanjut.