Sebelum kita Membuat Pedoman Anti Fraud kita harus mengetahui dulU regulasi atau aturan yang dibuat oleh OJK dan memahaminya. OJK sangat Bagus sekali mewajibkan Perusahaan Perbankan, Perusahaan Assuransi dan Perusahaan Pembiayaan untuk Membuat Pedoman Anti Fraud. Berikut Regulasinya untuk perusahaan pembiayaan POJK no 35 Tahun 2018 dan Penjelasannya
PENGENDALIAN FRAUD, STRATEGI ANTI FRAUD Dan PELAPORAN
1. Pengendalian Fraud
A. Perusahaan Pembiayaan wajib melaksanakan pengendalian fraud
B. Pengendalian fraud sebagaimana dimaksud meliputi aspek sebagai berikut:
a. pengawasan aktif manajemen;
b. struktur organisasi dan pertanggungjawaban;
c. pengendalian dan pemantauan; dan
d. edukasi dan pelatihan.
C.Pengendalian Fraud secara menyeluruh yang dilakukan oleh Direksi Perusahaan Pembiayaan dalam melakukan tugas, wewenang dan tanggung jawab.
D.Kewenangan, tugas, dan tanggung jawab Direksi Perusahaan Pembiayaan dalam melakukan pengendalian Fraud yang secara umum mencakup:
1.Pengembangan budaya dan kepedulian terhadap anti Fraud pada seluruh jenjang organisasi, antara lain dengan melakukan:
a) mendeklarasikan ketentuan anti Fraud;
b) komunikasi yang memadai kepada seluruh jenjang organisasi perusahaan tentang perilaku yang termasuk tindakan Fraud.
2. Penyusunan dan pengawasan penerapan kode etik dalam pencegahan Fraud bagi seluruh jenjang organisasi;
3. penyusunan dan pengawasan penerapan Strategi Anti Fraud;
4. pengembangan kualitas sumber daya manusia (SDM), khususnya yang terkait dengan peningkatan awareness dan pengendalian Fraud;
5. pemantauan dan evaluasi atas kejadian Fraud serta penetapan tindak lanjut;
6. pengembangan saluran komunikasi yang efektif di internal Perusahaan Pembiayaan agar seluruh jenjang organisasi Perusahaan Pembiayaan memahami dan mematuhi kebijakan dan prosedur yang berlaku termasuk kebijakan dalam rangka pengendalian Fraud; dan
E. dewan komisaris pada Perusahaan Pembiayaan bertanggung jawab untuk memantau secara berkala atas pengendalian Fraud.
F. Dalam rangka penerapan aspek struktur organisasi dan pertanggungjawaban sebagaimana dimaksud , Perusahaan Pembiayaan wajib membentuk unit atau fungsi yang bertugas menangani pengendalian Fraud dalam organisasi Perusahaan Pembiayaan.
Cukup jelas.
G. Pembentukan unit atau fungsi sebagaimana dimaksud paling sedikit memenuhi kriteria sebagai berikut:
a. struktur organisasi disesuaikan dengan karakteristik dan kompleksitas kegiatan usaha Perusahaan Pembiayaan;
b. penetapan uraian tugas dan tanggung jawab yang jelas;
c. pertanggungjawaban unit atau fungsi tersebut langsung kepada direktur utama Perusahaan Pembiayaan serta hubungan komunikasi dan pelaporan secara langsung kepada dewan komisaris Perusahaan Pembiayaan; dan
d. pelaksanaan tugas pada unit atau fungsi tersebut dilakukan oleh sumber daya manusia (SDM) yang memiliki kompetensi, integritas, dan independensi, serta didukung dengan pertanggungjawaban yang jelas.
H. Perusahaan Pembiayaan wajib melakukan pengendalian dan pemantauan Fraud sebagaimana dimaksud untuk meningkatkan efektifitas sistem pengendalian internal.
I. Langkah-langkah dalam pengendalian dan pemantauan Fraud sebagaimana dimaksudpaling sedikit sebagai berikut:
a. penetapan kebijakan dan prosedur pengendalian yang khusus ditujukan untuk pengendalian Fraud;
b. pengendalian melalui kaji ulang baik oleh manajemen (top level review) maupun kaji ulang operasional (functional review) oleh audit internal atas pelaksanaan Strategi Anti Fraud;
c. pengendalian di bidang sumber daya manusia (SDM) yang ditujukan untuk peningkatan efektivitas pelaksanaan tugas dan pengendalian Fraud, misalnya kebijakan rotasi, kebijakan. mutasi, cuti wajib, dan aktivitas sosial atau gathering;
d. penetapan pemisahan fungsi dalam pelaksanaan aktivitas Perusahaan Pembiayaan pada seluruh jenjang organisasi, misalnya pemisahan fungsi antara bagian yang melakukan proses akseptasi, klaim, dan keuangan dengan tujuan agar setiap pihak yang terkait dalam aktivitas tersebut tidak memiliki peluang untuk melakukan dan menyembunyikan Fraud;
e. pengendalian sistem informasi yang mendukung pengolahan, penyimpanan, dan pengamanan data secara elektronik untuk mencegah potensi terjadinya Fraud; dan
Termasuk dalam rangka pengamanan data, Perusahaan Pembiayaan harus memiliki program berkelanjutan yang memadai. Pengendalian sistem informasi ini perlu disertai dengan tersedianya sistem akuntansi untuk menjamin penggunaan data yang akurat dan konsisten dalam pencatatan dan pelaporan keuangan Perusahaan Pembiayaan antara lain melalui rekonsiliasi atau verifikasi data secara berkala.
f. pengendalian lain dalam rangka pengendalian Fraud seperti pengendalian aset fisik dan dokumentasi.
J. Dalam rangka penerapan aspek edukasi dan pelatihan sebagaimana dimaksud :
1. Perusahaan Pembiayaan wajib memiliki rencana edukasi dan pelatihan bagi pegawai yang terlibat dalam penerapan strategi Anti Fraud.
2. Rencana edukasi dan pelatihan sebagaimana dimaksud paling sedikit meliputi:
a. edukasi dan pelatihan yang disesuaikan dengan kebutuhan Perusahaan Pembiayaan dan kompleksitas organisasi bisnis Perusahaan Pembiayaan; dan
b. tahapan dan waktu penyelengaraan paling sedikit 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun.
2. Strategy Anti Fraud
A. Perusahaan Pembiayaan wajib menerapkan strategi anti Fraud yang meliputi:
a. pencegahan;
b. deteksi;
c. investigasi, pelaporan dan sanksi; dan
d. pemantauan, evaluasi, dan tindak lanjut.
B. Penerapan Strategi Anti Fraud dilakukan terhadap pihak yang terlibat dalam kegiatan usaha pembiayaan paling sedikit meliputi:
a. Debitur;
Penjelasan : Tindakan penyimpangan yang dilakukan oleh Debitur antara lain dalam proses permohonan pemberian pembiayaan, pembayaran angsuran, dan/atau penarikan benda jaminan.
b. Internal Perusahaan Pembiayaan;
Tindakan penyimpangan yang dilakukan oleh internal Perusahaan Pembiayaan dengan bekerja sendiri maupun melakukan kolusi dengan pihak internal atau eksternal Perusahaan Pembiayaan.
c. Pihak lain yang berkerjasama dengan Perusahaan Pembiayaan untuk melakukan fungsi penagihan dan penarikan kepada Debi
Tindakan penyimpangan yang dilakukan oleh pihak lain yang berkerjasama dengan Perusahaan Pembiayaan untuk melakukan fungsi penagihan dan penarikan kepada Debitur antara lain berupa penggelapan benda jaminan yang ditarik dan/atau perusakan benda jaminan.
C. Penerapan strategi anti Fraud sebagaimana dimaksud dituangkan dalam pedoman yang merupakan acuan bagi Perusahaan Pembiayaan untuk menerapkan Strategi Anti Fraud.
D. Dalam menyusun pedoman strategi Anti Fraud sebagaimana dimaksud Perusahaan Pembiayaan wajib memperhatikan paling sedikit hal-hal sebagai berikut:
a. kondisi lingkungan internal dan eksternal;
b. kompleksitas kegiatan usaha;
c. potensi, jenis, dan risiko Fraud; dan
d. kecukupan sumber daya yang dibutuhkan.
E. Langkah pencegahan dalam rangka mengurangi kemungkinan risiko terjadinya Fraud sebagaimana dimaksud paling sedikit mencakup:
a. anti Fraud awareness paling sedikit meliputi:
1. penyusunan dan sosialisasi anti Fraud statement;
Contohnya kebijakan Contohnya kebijakan zero tolerance zero tolerancezero tolerance zero tolerancezero tolerance terhadap Fraud FraudFraud .
2. program employee awareness.
Contohnya penyelenggaraan seminar atau diskusi terkait anti Fraud, training, dan publikasi mengenai pemahaman terhadap bentuk Fraud, transparansi hasil investigasi, dan tindak lanjut terhadap Fraud yang dilakukan secara berkesinambungan.
3. program customer awareness.
Contohnya pembuatan brosur anti Fraud, penjelasan tertulis maupun melalui sarana lainnya untuk meningkatkan kepedulian dan kewaspadaan pemegang polis, tertanggung, atau peserta terhadap kemungkinan terjadinya Fraud.
b. identifikasi kerawanan paling sedikit meliputi:
Cukup jelas.
1. melakukan proses identifikasi, analisis, dan menilai setiap aktivitas Perusahaan Pembiayaan yang berpotensi merugikan Perusahaan Pembiayaan;
2. mendokumentasikan dan menginformasikan hasil identifikasi kepada pihak yang berkepentingan; dan
3. melakukan pengkinian informasi terutama terhadap aktivitas yang dinilai berisiko tinggi terjadinya Fraud.
c. know your employee paling sedikit meliputi:
1. sistem dan prosedur rekruitmen yang efektif.
Melalui sistem ini diharapkan dapat diperoleh gambaran mengenai rekam jejak calon karyawan (pre employee screening) secara lengkap dan akurat.
2. sistem seleksi yang dilengkapi kualifikasi yang tepat dengan mempertimbangkan risiko, serta ditetapkan secara objektif dan transparan.
Sistem tersebut harus menjangkau pelaksanaan promosi maupun mutasi, termasuk penempatan pada posisi yang memiliki risiko tinggi terhadap Fraud.
3. kebijakan “mengenali karyawan” (know your employee) antara lain mencakup pengenalan dan pemantauan karakter, perilaku, dan gaya hidup karyawan.
Cukup jelas.
F. Deteksi sebagaimana dimaksud merupakan kegiatan dalam rangka mengidentifikasi dan menemukan kejadian Fraud yang paling sedikit mencakup:
a. kebijakan dan mekanisme whistleblowing yang dirumuskan secara jelas, mudah dimengerti, dan dapat diimplementasikan secara efektif yang paling sedikit meliputi:
1. perlindungan kepada whistleblower serta menjamin kerahasiaan indentitas pelapor dan laporan Fraud yang disampaikan;
2. menyusun ketentuan internal terkait pengaduan Fraud dengan mengacu pada ketentuan perundang-undangan; dan
3. menyusun sistem pelaporan Fraud yang memuat antara lain:
a) mengenai tata cara pelaporan;
b) sarana;
c) pihak yang bertanggung jawab untuk menangani pelaporan; dan
d) mekanisme tindak lanjut terhadap kejadian Fraud yang dilaporkan.
b. kebijakan dan mekanisme surprise audit yang dilakukan paling sedikit pada unit bisnis yang berisiko tinggi atau rawan terhadap terjadinya Fraud.
c. kebijakan dan mekanisme surveillance system yang merupakan kegiatan untuk memantau dan menguji efektifitas kebijakan anti Fraud yang dilakukan tanpa diketahui atau disadari oleh pihak yang diuji atau diperiksa;
d. kebijakan surveillance system dilakukan oleh pihak independen dan/atau pihak internal Perusahaan Pembiayaan.
G. Langkah-langkah investigasi, pelaporan, dan sanksi oleh Perusahaan Pembiayaan sebagaimana dimaksud harus memiliki paling sedikit hal-hal sebagai berikut:
a. standar investigasi Perusahaan Pembiayaan meliputi:
1. penentuan pihak yang berwenang melaksanakan investigasi dengan memperhatikan independensi dan kompetensi yang dibutuhkan; dan
2. mekanisme pelaksanaan investigasi dalam rangka menindaklanjuti hasil deteksi dengan tetap menjaga kerahasiaan informasi yang diperoleh.
b. mekanisme pelaporan kejadian Fraud kepada internal Perusahaan Pembiayaan maupun kepada Otoritas Jasa Keuangan.
c. penerapan kebijakan sanksi untuk memberikan efek jera bagi pelaku Fraud Perusahaan Pembiayaan harus diterapkan secara transparan dan konsisten yang paling sedikit meliputi:
1. mekanisme pengenaan sanksi; dan
2. pihak yang berwenang mengenakan sanksi.
H. Kegiatan pemantauan, evaluasi, dan tindak lanjut kejadian Fraud sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45 ayat (1) huruf d terdiri dari:
Cukup jelas.
a. melakukan pemantauan terhadap tindak lanjut kejadian Fraud dengan memperhatikan ketentuan internal Perusahaan Pembiayaan dan ketentuan peraturan perundang-undangan;
b. memelihara data kejadian Fraud (Fraud profiling) guna mendukung pelaksanaan evaluasi.
c. mekanisme tindak lanjut untuk menghindari kejadian Fraud terulang kembali paling sedikit meliputi langkah- untuk:
1. memperbaiki kelemahan
2. memperkuat sistem pengendalian internal Perusahaan Pembiayaan.
3. Pelaporan
A. Perusahaan Pembiayaan wajib menyampaikan laporan Strategi Anti Fraud kepada Otoritas Jasa Keuangan sebagai berikut:
a. laporan penerapan strategi anti Fraud sebagai bagian dalam laporan pelaksanaan tata kelola perusahaan yang baik bagi Perusahaan Pembiayaan.
Ketentuan mengenai laporan Ketentuan mengenai laporan Ketentuan mengenai laporan pelaksanaan tata kelola perusahaan pelaksanaan tata kelola perusahaan
b. laporan setiap Fraud yang diperkirakan berdampak negatif secara signifikan terhadap Perusahaan Pembiayaan.
B. Laporan sebagaimana dimaksud paling sedikit memuat:
a. nama pelaku;
b. bentuk atau jenis penyimpangan;
c. tempat kejadian;
d. informasi singkat mengenai modus; dan
e. indikasi kerugian.
C. Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b disampaikan oleh dewan komisaris Perusahaan Pembiayaan yang menerima laporan pertanggungjawaban unit atau fungsi pengendalian Fraud paling lama 3 (tiga) hari kerja sejak diketahuinya Fraud.
Setelah Teman-teman Memahami Regulasi dan Frameworknya teman-teman bisa melihat contoh pedoman anti Fraud klik disini
Tidak ada komentar:
Posting Komentar